Een Automatische Beantwoording instellen

Als u op vakantie gaat en u zult enige tijd geen mail kunnen lezen, dan wilt u wellicht een afwezigheidsmelding instellen die automatisch naar uw correspondenten wordt verstuurd als die een e-mail naar uw adres sturen. Dit gebeurt met de dienst Automatische Beantwoording Behalve voor afwezigheidsmeldingen, kunnen organisaties Automatische Beantwoordingen gebruiken om klanten te melden dat hun bestelling of hun verzoek om technische ondersteuning is ontvangen en binnenkort zal worden verwerkt. Automatische Beantwoordingen kunnen vooraf geschreven berichten in platte tekst of HTML-formaat bevatten en ook bijlagen.

Om een Automatische Beantwoording voor uw postvak in te stellen:

  1. Op uw startpagina, klik Automatische Beantwoordingen in de groep Hulpprogramma's.
  2. Als u geen bijlagen aan de automatische beantwoording wilt toevoegen, ga dan door naar stap 3. Om een bijlage aan de Automatische Beantwoording toe te voegen:
    1. Klik op Bijlagen in de groep Hulpprogramma's.
    2. Klik op Bladeren om het bestand op te zoeken en, eenmaal geselecteerd, klikt u op Verstuur Bestand.

      Het bestand zal worden toegevoegd aan de opslag van bijlagen en u kunt het bestand als bijlage aanhechten aan een aantal verschillende Automatische Beantwoordingen.

    3. Als u klaar bent klikt u op Hoger Niveau en gaat door met de volgende stap.
  3. Klik op Nieuwe Automatische Beantwoording Toevoegen in de groep Hulpprogramma's.
  4. Stel de Automatische Beantwoording in:
    1. Geef een naam op voor deze Automatische Beantwoording in het veld Naam van Automatische Beantwoording.

      Bijvoorbeeld: Vakantiemelding.

    2. Als u wilt dat tijdens uw afwezigheid uw inkomende mail wordt doorgestuurd naar een ander e-mailadres, geef dan een e-mailadres op in het veld Stuur bij een automatisch antwoord het originele bericht door naar de opgegeven e-mail.
    3. Als u wilt dat deze Automatische Beantwoording wordt verstuurd als antwoord op alle inkomende e-mailberichten, laat dan in de groep Voorwaarden de optie altijd beantwoorden geselecteerd. Als u alleen een Automatische Beantwoording wilt sturen naar e-mailberichten die specifieke woorden bevatten in de tekst van het bericht of in de onderwerpregel, selecteer dan de juiste optie en geef de woordcombinatie op in het invoerveld.
    4. Standaard wordt de onderwerpregel van inkomende e-mailberichten in de geautomatiseerde beantwoording ingevoegd. Om een aangepaste onderwerpregel te gebruik, geeft u deze op in het invoerveld van het onderwerp bij Antwoord.
    5. Wellicht bedenken uw correspondenten niet dat het bericht dat zij ontvangen automatisch is verstuurd en besluiten zij antwoord te geven op uw Automatische Beantwoording. Daarom moet u uw e-mailadres opgeven als het Antwoordadres: anders worden hun berichten gericht aan het adres van de Automatische Beantwoording.
    6. Geef het formaat van de Automatische Beantwoording op (platte tekst of HTML) en het karakterset (UTF-8 wordt aanbevolen). Wanneer u HTML-tags gebruikt in uw Automatische Beantwoording, dan moet u de optie HTML selecteren.
    7. Geef uw bericht op in het veld Beantwoord met tekst
    8. Voeg desgewenst bestandsbijlagen toe. Hiertoe klikt u op de knop Nieuwe Bijlage Toevoegen, selecteert u het selectievakje voor het bestand dat u eerder hebt geüpload naar de opslag van bijlagen, waarna u klikt op OK. Om een bijlage van de Automatische Beantwoording te verwijderen, selecteert u het betreffende selectievakje en klikt u op Selectie Verwijderen.
    9. Om het aantal Automatische Beantwoordingen dat op een dag naar hetzelfde e-mailadres kan worden verstuurd te beperken, kunt u het gewenste aantal opgeven in het daarvoor bestemde invoerveld onder Beperkingen.

      De standaardinstelling is om niet vaker dan tien keer op één dag een antwoord te sturen naar hetzelfde e-mailadres.

    10. Om de belasting van de mailserver te verminderen wilt u wellicht het aantal unieke adressen dat de Automatische Beantwoording moet onthouden beperken. Om dit te doen geeft u het gewenste aantal op het in veld Maximaal opslaan.
  5. Klik OK.
  6. Klik Inschakelen in de groep Hulpprogramma's.

In dit hoofdstuk:

Automatische Beantwoordingen uitschakelen

Wissen van een sjabloon voor een Automatische Beantwoording die u niet meer nodig hebt